Công ty viết Quy trình theo tiêu chuẩn SOP (Standard Operating Procedures), xem hướng dẫn viết Quy trình chuẩn SOP
1. Lịch sử sửa đổi / Revision History
Đây là phần thể hiện lịch sử của quy trình. Nó bao gồm phiên bản của quy trình, ngày sửa đổi, nội dung sửa đổi, người sửa đổi, người phê duyệt quy trình trước khi ban hành rộng rãi và đưa vào sử dụng.
2. Mục đích của quy trình / Purposes
Khi chúng ta viết một quy trình, mục đích của quy trình đó là gì? Nó giúp ích gì cho tổ chức? Những nội dung như vậy thì bạn sẽ thể hiện tại phần này.
3. Phạm vi áp dụng / Scope
Quy trình chúng ta viết áp dụng cho đối tượng nào? Áp dụng cho toàn Công ty, hay áp dụng cho một phòng ban nào đó? Hoặc thậm chí áp dụng cho một vài cá nhân nào đó,… thì những thông tin này ta thể hiện ở đây. Những người được thể hiện ở mục này phải có trách nhiệm thực hiện theo quy trình này.
4. Tham khảo / References
Nếu quy trình chúng ta viết có liên quan đến một hay nhiều quy trình khác, hoặc quy trình chúng ta có dùng đến các thuật ngữ, định nghĩa cần tham khảo thêm nội dung bên ngoài thì chúng ta để các thông tin ở mục này. Khi có nhu cầu, người đọc có thể tra cứu để biết thêm thông tin.
5. Định nghĩa và điều khoản quy định / Terms and Definitions
Nếu trong quá trình thiết kế quy trình, chúng ta cần phải áp dụng các điều khoản thì hành nào thì chúng ta thể hiện ở đây. Ngoài ra nếu chúng ta dùng các thuật ngữ riêng, thuật ngữ viết tắt, từ chuyên môn,… thì chúng ta giải thích chi tiết ở đây, để khi người đọc không rõ thì có thể tra cứu ở đây.
6. Vai trò và trách nhiệm / Roles and Responsibilities
Ở phần này chúng ta sẽ mô tả, vai trò và trách nhiệm của mọi người khi tuân thủ quy trình này. Tùy theo vị trí, vai trò, nhiệm vụ của mỗi người mà sẽ có chức năng, nhiệm vụ vai trò khác nhau trong quy trình. Ví dụ cho dễ hình dung thì nhân viên của Công ty chịu trách nhiệm tuân thủ theo quy trình, các vị trí cao hơn như từ cấp lãnh đạo của tổ chức, phòng ban,…ngoài nhiệm vụ phải tuân thủ quy trình thì còn có các nhiệm vụ khác như là xem xét quy trình, phê duyệt quy trình, đề xuất thay đổi quy trình,…
7. Quy trình và yêu cầu / Procedures and Requirements
Bước này có thể xem là bước quan trọng nhất của quy trình, chúng ta sẽ mô tả chi tiết từng bước thực hiện của quy trình. Ngoài ra để thuận tiện, chúng ta nên thiết kế quy trình theo cấu trúc sơ đồ hình vẽ (Xem hướng dẫn tạo Lưu đồ) thay vì liệt kê chi tiết các bước, để cho người xem dễ hình dung các bước thực hiện. Ngoài ra thiết kế quy trình theo sơ đồ sẽ làm ngắn gọn quy trình, giúp cho người đọc dễ dàng hiểu rõ và nắm quy trình dễ dàng hơn
8. Form mẫu, tập tin đính kèm / Attachments, Forms
Nếu trong việc thực hiện quy trình, chúng ta cần dùng đến các form mẫu, các tập tin đính kèm khác thì chúng ta phải thể hiện ở đây. Vậy chúng ta phải thể hiện bằng cách nào? Chúng ta thể hiện bằng cách lưu các form, tập tin đính kèm này nơi nào đó, đảm bảo mọi người đều có thể truy cập vào để lấy về sử dụng, tham khảo khi cần. Sau đó chúng ta cung cấp đầy đủ thông tin tên form, tập tin đính kèm, link truy cập, tài khoản truy cập nếu có.