1. MỤC TIÊU
Kiểm soát quá trình đánh giá nội bộ của Công ty và chứng minh hệ thống có hiệu lực, được duy trì và liên tục cải tiến.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Tất cả các đơn vị có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng trong công ty.
3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
– Sổ tay chất lượng, mục đánh giá nội bộ (9.2)
4. ĐỊNH NGHĨA
4.1 Đánh giá là quá trình có hệ thống, độc lập để nhận được bằng chứng đánh giá và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ đáp ứng các chuẩn mực đã thoả thuận.
5. NỘI DUNG
5.1 Lập chương trình đánh giá năm
Cuối quý IV của năm trước, trợ lý hệ thống xây dựng chương trình đánh giá nội bộ cho năm sau theo F01-QT920, trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt.
Hoạt động đánh giá phải được thể hiện tất cả các yêu cầu của hệ thống chất lượng, mỗi yêu cầu được đánh giá tối thiểu một năm 1 lần và mỗi phòng ban đánh giá tối thiểu 1 năm 1 lần. Tần xuất đánh giá được lập dựa trên tầm quan trọng của các hoạt động trong Công ty và kết quả đánh giá của những đợt trước. Đối với những yêu cầu quan trọng hoặc thường xẩy ra sai lỗi thì chu kỳ đánh giá phải ngắn lại
5.2 Công việc chuẩn bị đánh giá
Căn cứ vào chương trình đánh giá hoặc yêu cầu đánh giá đột xuất, lãnh đạo chỉ định trưởng đoàn. Trưởng đoàn thực hiện công tác chuẩn bị.
Nội dung chuẩn bị bao gồm:
– Lựa chọn các thành viên đánh giá (Theo danh sách đánh giá viên nội bộ năm F07-QT920)
– Phân công nhiệm vụ cho các thành viên
– Lập kế hoạch đánh giá cụ thể của đợt (F02-QT920) và gửi các đơn vị được đánh giá tối thiểu trước 1 tuần
– Thông báo đánh giá đến các đơn vị
– Thu thập tài liệu sẽ sử dụng trong đánh giá
5.3 Tổ chức đánh giá
5.3.1 Họp mở đầu
Thành phần họp bao gồm: đoàn đánh giá và đại diện của bên được đánh giá. Trưởng đoàn chủ trì cuộc họp để thống nhất nội dung cần đánh giá với bên được đánh giá.
5.3.2 Tiến hành đánh giá
Thực hiện việc đánh giá thông qua phỏng vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau đó so sánh kết quả thực hiện với các qui định của Hệ thống quản lý chất lượng. Toàn bộ các hoạt động thực hiện trong quá trình đánh giá, các đánh giá viên nội bộ phải ghi chép vào “Phiếu ghi chép đánh giá” theo F03-QT920.
Đối với những vấn đề phức tạp phải có sự trao đổi hội ý trong đoàn để thống nhất ý kiến. Những điểm không phù hợp phải có bằng chứng cụ thể
Khi phát hiện những điểm không phù hợp được phát hiện, chuyên gia đánh giá phải mở “Báo cáo sự không phù hợp” (phiếu CAR) theo F04-QT920 và yêu cầu đại diện đơn vị được đánh giá ký xác nhận, đề xuất biện pháp khắc phục và đặt thời hạn hoàn thành.
5.3.3 Xem xét kết quả đánh giá và viết báo cáo đánh giá tổng hợp
Sau khi đánh giá, Trưởng đoàn tổ chức hội ý trong đoàn để thống nhất kết quả đánh giá và chịu trách nhiệm việc viết báo cáo đánh giá tổng hợp theo (F05-QT920). Báo cáo đánh giá phải kết luận hệ thống chất lượng có phù hợp hay không với các yêu cầu của hệ thống QLCL đã ban hành.
5.3.4 Họp kết thúc
+ Trưởng đoàn báo cáo kết quả đánh giá (kể cả những điểm phù hợp và không phù hợp). Nêu rõ tầm quan trọng của những điểm không phù hợp.
+ Thống nhất kết quả đánh giá.
5.4 Lập hồ sơ đánh giá
– Trưởng đoàn tổng hợp toàn bộ các thông tin dạng văn bản cần lưu trữ đã phát sinh trong quá trình đánh giá và gửi tới lãnh đạo.
– Đánh số thứ tự cho phiếu CAR
XX/YY/ZZ Trong đó: – XX: là số thứ tự của báo cáo sự không phù hợp
– YY: là số thứ tự của đợt đánh giá
– ZZ: là năm
– Photo các phiếu CAR chuyển cho các đơn vị có liên quan để tổ chức thực hiện, đồng thời dự kiến ngày đánh giá lại, ghi vào Phiếu theo dõi các phiếu CAR.
5.6 Theo dõi hành động khắc phục
Lãnh đạo lập sổ theo dõi báo cáo sự không phù hợp F06-QT920.
Căn cứ vào ngày dự kiến đánh giá lại ghi ở phiếu CAR, cử chuyên gia đánh giá đi kiểm tra lại kết quả thực hiện các biện pháp và hiệu lực của các hoạt động khắc phục.
– Nếu các đơn vị đã thực hiện xong và có hiệu lực thì ghi kết quả vào phiếu CAR, đồng thời cập nhật vào phiếu theo dõi các phiếu CAR.
– Nếu các đơn vị chưa thực hiện xong hoặc thực hiện chưa có hiệu lực phải mở phiếu CAR mới.
– Cập nhật kết quả vào sổ theo dõi báo cáo sự không phù hợp
Căn cứ vào kết quả đánh giá, báo cáo Đại diện lãnh đạo có thể điều chỉnh kế hoạch đánh giá năm cho phù hợp thực tế của Công ty.
6. LƯU TRỮ
Thư ký hệ thống lưu trữ toàn bộ thông tin dạng văn bản lưu trữ cho quá trình đánh giá nội bộ trong 2 năm/01 đợt đánh giá.
7. PHỤ LỤC
F01-QT920: Chương trình đánh giá năm F01-QT920-01-Chương trình đánh giá năm (639 downloads)
F02-QT920: Kế hoạch đánh giá đợt F02-QT920-01-Kế hoạch đánh giá đợt (638 downloads)
F03-QT920: Phiếu ghi chép đánh giá F03-QT920-01-Phiếu ghi chép đánh giá (547 downloads)
F04-QT920: Báo cáo sự không phù hợp F01-QT920-01-Báo cáo sự không phù hợp (570 downloads)
F05-QT920: Báo cáo đánh giá tổng hợp F05-QT920-Báo cáo đánh giá tổng hợp (536 downloads)
F06-QT920: Sổ theo dõi các báo cáo sự không phù hợp F06-QT920-Sổ theo dõi các báo cáo sự không phù hợp (636 downloads)
F07-QT920: Danh sách chuyên gia đánh giá nội bộ năm. F07-QT920-Danh sách chuyên gia đánh giá nội bộ năm (633 downloads)